Guida operativa backoffice: concludere un corso e creare attestati
Prerequisiti
Apri il corso in Formazione Esterna > Corsi
Verifica nel tab Dati che la sezione Qualifiche sia compilata.
Salva sempre il corso prima di operare su esami/documenti: se il corso non è salvato, il sistema blocca alcune azioni con errore.
Flusso standard di chiusura corso
Vai nel tab Iscritti.
Registra l’esito di tutti i discenti:
-
uno a uno con il pulsante Esame sulla riga del discente
oppure in blocco con Esame massivo
Dopo la registrazione degli esiti, salva le modifiche.
Verifica stato esami e documenti.
Gestisci invio attestati con il menu Email/SMS.
Esame del singolo discente
-
Nel tab Iscritti, clicca Esame sul singolo discente.
-
Nella finestra Esito esame:
imposta data esame
seleziona la commissione
inserisci eventuali note
scegli esito: Superato, Non superato o Assente -
Ripeti per ogni discente.
-
Salva il corso.
Se rimuovi/modifichi un esito già assegnato, il sistema avvisa che eventuali qualifiche e attestati già assegnati possono essere rimossi.
Esame massivo
Clicca Esame massivo.
Conferma il warning iniziale.
Seleziona o deseleziona i partecipanti da elaborare.
In colonna Assegna Esito imposta l’esito per ciascun selezionato.
Clicca Salva esami.
Verifica in griglia che gli stati esame siano aggiornati.
Se previste dal corso, qualifiche/permessi/abilitazioni vengono assegnati automaticamente in base all’esito.
Generazione attestati automatica
Quando un discente risulta idoneo (Superato) e il corso ha qualifica collegata, il sistema genera l’attestato in automatico secondo la qualifica assegnata.
Per questo motivo è fondamentale:
-
avere le qualifiche corrette nel tab Dati
-
avere esiti esame corretti e salvati
Procedura alternativa: caricamento attestati manuale
Usa questa via quando devi caricare attestati esterni o generati fuori sistema.
Nel tab Iscritti clicca Carica Attestati.
Nella finestra Carica attestati del corso carica un file ZIP.
Regole obbligatorie del file ZIP:
-
ogni file deve contenere nel nome il codice fiscale del discente
-
il codice fiscale deve essere completo e corretto
La funzione è applicabile ai discenti che:
-
hanno terminato il corso
-
hanno una qualifica collegata al corso
Chiudi la finestra e verifica gli allegati associati.
Invio attestati: privati vs azienda
Da Iscritti apri Email/SMS e scegli Invia attestati.
Il sistema chiede conferma invio agli idonei.
Regola operativa di invio:
-
discenti privati: attestato inviato direttamente al discente
-
discenti azienda: attestati inviati al riferimento aziendale
Esegui l’invio solo dopo aver verificato esiti e qualifiche.
Controlli finali consigliati
Tutti i discenti devono avere esito valorizzato.
Nessun discente idoneo deve risultare senza qualifica prevista.
Verifica un campione di attestati prima dell’invio massivo.
Se serve, usa Carica Attestati come fallback operativo.