Controllare l'effettiva compilazione delle checklist previste per un mezzo/turno

È possibile definire controlli per verificare che le checklist previste per uno specifico turno e/o mezzo siano state compilate.

Il controllo si realizza impostando regole di compilazione. Una volta definite, un processo automatizzato verifica periodicamente il rispetto delle regole; l’esito viene registrato e mostrato sul tabellone turni accanto al mezzo o alla postazione. In caso di checklist mancanti, vengono inviate notifiche via App all’equipaggio e via e-mail ai responsabili

📘 Istruzioni

Coloro che hanno il livello Admin per il permesso Gestione checklist trovano l’opzione Controlli checklist nel sottomenu Checklist.

Cliccando quel menu si accede a una pagina contenente due schede

📄 Scheda REGOLE

Nella scheda delle regole si inseriscono le checklist obbligatorie di cui si vuole controllare l’effettiva compilazione. Premendo il pulsante ‘Aggiungi’ in basso a sinistra si crea una nuova regola.

Finestra di inserimento/modifica di una regola per le checklist

Per ogni regola è possibile definire le seguenti opzioni:

Checklist richiesta (obbligatoria): la checklist da compilare, scelta tra le tipologie di checklist attive definite
Sede: indica se il controllo deve essere effettuato per una sede specifica
Tabellone: permette di indicare un tabellone specifico per cui la checklist deve essere compilata
Tipo mezzo: la tipologia di mezzo per cui la checklist deve essere compilata
Mezzo: possibilità di indicare un mezzo specifico, identificato dalla targa, per cui la checklist è richiesta
Postazione: questa opzione compare solo se è selezionato un tabellone pianificato ed è alternativa a Tipo mezzo e Mezzo. Quando nello stesso turno del tabellone ci sono più mezzi (es. 118_1, 118_2, 118_3) o diverse postazioni/servizi (es. ambulanza, automedica, trasporti), è possibile selezionare un solo mezzo/postazione per cui la checklist va compilata
Chi deve compilarla: si può specificare se la checklist deve essere compilata dall’autista o da un membro dell’equipaggio
Minuti: indica dopo quanti minuti dall’inizio del turno scatta il controllo sulla compilazione della checklist
Email da avvisare: email dei responsabili che saranno notificati della mancata compilazione della checklist dopo il controllo. Possono essere più indirizzi, separati da ‘<>’. La mail viene inviata in copia anche ai membri dell’equipaggio
Notifica App: indica se i membri dell’equipaggio devono ricevere una notifica al momento del controllo. Se Chi deve compilarla è Autista, la notifica verrà inviata solo all’autista; se è Equipaggio, verrà inviata ai componenti non assegnati alla mansione di autista
Attiva: indica se la regola è valida o sospesa

Le voci selezionabili sono opzionali e, per default, rendono la regola valida per tutti i valori di quell’ambito. Ciò consente di definire regole con la granularità desiderata.

Esempi di regole

Se si seleziona solo la checklist e tutte le altre opzioni restano su “Tutto…”, la checklist va compilata per qualsiasi turno, mezzo/tipo di mezzo/postazione e da qualsiasi membro dell’equipaggio.
Se si indica un tabellone specifico e un tipo di mezzo (es. “Ambulanza emergenza”), il controllo verrà eseguito per i turni di quel tabellone in cui è previsto quel tipo di mezzo. Se lo stesso tipo di mezzo è usato in altri tabelloni, per quegli altri tabelloni il controllo non scatterà. Analogamente, all’interno dello stesso tabellone il controllo riguarda solo il tipo di mezzo indicato.
Se si indica solo la targa di un mezzo e le altre opzioni restano su “Tutto…”, il controllo scatterà ogni volta che quel mezzo viene inserito in un turno, indipendentemente dalla tipologia del turno o dal tabellone.

Salvando la regola, se è impostata come Attiva diventa valida immediatamente.

Le regole già inserite sono visibili in pagina e la tabella può essere ordinata cliccando sulle intestazioni delle colonne.

📄 Scheda ESITI CONTROLLI

In questa scheda è possibile visualizzare l’esito di tutti i controlli effettuati nel tempo. È possibile selezionare il periodo da visualizzare e applicare un filtro per mostrare solo le checklist non compilate.

✔️ Come vengono eseguiti i controlli

Se è stata attivata almeno una regola, il sistema esegue un automatismo ogni 15 minuti. Per ciascuna regola identifica la combinazione impostata (tabellone, mezzo, postazione, ecc.) e verifica se esiste un turno in corso corrispondente. Se lo trova, controlla se è trascorso il tempo dall’inizio del turno/servizio definito nella regola. Se anche questa condizione è soddisfatta, verifica se la checklist indicata dalla regola è stata compilata e salvata; se la regola richiede un ruolo specifico (autista o equipaggio), verifica inoltre che il compilatore appartenga a quel ruolo. Se trova la checklist valida registra l’esito come «Compilata» e passa alla regola successiva. Se non la trova, o se la checklist non è stata compilata dal membro con il ruolo richiesto, registra l’esito come «MANCANTE» e avvisa i responsabili (via mail) e i membri dell’equipaggio (via App) secondo le impostazioni della regola.

Il controllo scatta quando è trascorso il tempo impostato nella regola rispetto all’inizio del turno/servizio. Dopo il primo controllo registrato, l’automatismo non eseguirà altri controlli per lo stesso turno e la stessa regola, né invierà ulteriori notifiche o email relative alla mancata compilazione della checklist.

Se la checklist viene compilata e salvata dopo un controllo negativo, la riga nella tabella di controllo che segnalava la mancata compilazione verrà aggiornata per indicare che la checklist è stata compilata, senza inviare notifiche aggiuntive oltre a quelle eventualmente previste dalla struttura della checklist per casi con o senza anomalie

🗓️ Visualizzazione dello stato dei controlli sul tabellone turni

La situazione di compilazione delle checklist per ciascun turno è mostrata anche sui tabelloni turno, per gli utenti con il permesso a livello Prenotazione tot.

Indicatori dei controlli sulle checklist e tooltip con il dettaglio

L’indicatore appare solo per i turni e le postazioni/mezzi con almeno una regola e solo nei turni già trascorsi o in corso. Può assumere i seguenti colori:

Rosso: non è stata compilata alcuna checklist
Arancione: è stata compilata solo una parte delle checklist previste
Verde: tutte le checklist previste sono state compilate

Passando il mouse sull’indicatore, viene mostrato il dettaglio delle checklist e il relativo stato:

‘Non ancora verificata’: non è ancora trascorso il tempo impostato nelle regole della checklist per attivare il controllo
‘Mancante’: il controllo è scattato e la checklist non è stata compilata
‘Compilata - Nome Cognome’: la checklist è stata compilata e indica chi l’ha effettuata

Da ricordare

Il controllo avviene solo mentre il turno è in corso. Se l’automatismo non interviene tra la scadenza della regola e la fine del turno, il controllo viene saltato e non recuperato. Ad esempio: se una regola per il tabellone dei trasporti ordinari è impostata su 60 minuti e un servizio (prenotazione) dura meno di 60 minuti, al momento del controllo il servizio è già concluso e non sarà verificato.
Il controllo considera il periodo di tolleranza impostato per la compilazione della checklist in anticipo rispetto all’inizio del turno (default 15 minuti).
Un mezzo assegnato a un tabellone pianificato e a un servizio ordinario nella stessa fascia oraria (possibile se non si attivano i controlli di contemporaneità sui mezzi nei tabelloni) viene sempre attribuito al pianificato; il sistema verificherà quindi le regole relative ai tabelloni pianificati.
Le regole per ruolo richiedono mansioni configurate. Se nessuna mansione è collegata al ruolo AUTISTA, una regola abbinata a quel ruolo produrrà sempre un esito negativo del controllo, anche se la checklist è stata compilata. In tal caso verrà inviata una mail al responsabile, ma nessun membro dell’equipaggio sarà notificato.