Quando una checklist viene salvata Mambu può avvisare i responsabili con un'e-mail che riporta l'esito e il PDF della checklist in allegato. Questa pagina spiega come impostare i destinatari, quando l'e-mail parte e cosa contiene.
📘 Istruzioni: impostare i destinatari
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Aprire Checklist → Gestisci checklist e scegliere il modello.
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Nella sezione Utilizzi aprire la scheda dell'oggetto (Mezzi, Attrezzature, Magazzini o Affiancamenti, secondo le schede disponibili per la sede).
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Per ogni oggetto collegato al modello compaiono due caselle:
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Email da avvertire per problemi: indirizzi a cui scrivere se la checklist ha almeno un'anomalia;
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Email da avvertire in caso di inserimento corretto: indirizzi a cui scrivere se la checklist è conforme.
Più indirizzi si separano con il punto e virgola (o con la virgola); gli spazi vengono ignorati. Le due caselle sono indipendenti e possono essere lasciate vuote.
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Nella parte generale del modello, il campo Invio in copia anche al compilatore permette di avvisare anche chi ha inserito la checklist:
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Mai;
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Solo quando non conforme;
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Sempre.
La copia va all'indirizzo e-mail registrato nella scheda dell'utente che ha effettuato l'accesso e salvato la checklist.
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Premere Salva nella pagina del modello.
Quando partono e a chi
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Esito della checklist |
Destinatari |
Oggetto dell'e-mail |
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Non conforme: almeno una risposta rossa oppure una nota (su una domanda o generale) |
Indirizzi «per problemi» dell'oggetto controllato; il compilatore se la copia è «Solo quando non conforme» o «Sempre» |
«CONTROLLO MEZZO - NON CONFORMITA' - targa - sigla radio» oppure «CONTROLLO ATTREZZATURA - NON CONFORMITA' - nome»; per magazzini e affiancamenti «CONTROLLO CHECKLIST» |
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Conforme |
Indirizzi «inserimento corretto» dell'oggetto controllato; il compilatore solo se la copia è «Sempre» |
«CONTROLLO MEZZO - targa - sigla radio» oppure «CONTROLLO ATTREZZATURA - nome»; per magazzini e affiancamenti «CONTROLLO CHECKLIST» |
L'e-mail parte solo al primo salvataggio definitivo della checklist: non parte per le checklist parcheggiate e non si ripete se la checklist viene riaperta. Se non ci sono indirizzi e la copia al compilatore è su «Mai», non viene inviato nulla.
Cosa contiene
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Per una checklist non conforme: l'elenco delle domande non conformi con il dettaglio (per esempio «NON PRESENTE», la quantità trovata e quella attesa, il testo scritto e quello atteso, la nota della riga) e la nota generale, se c'è.
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Per una checklist conforme: la frase «non ha rilevato problemi» e l'eventuale nota generale.
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In entrambi i casi: chi ha eseguito il controllo, data e ora, il collegamento per aprire la checklist completa in Mambu (richiede di poter consultare l'archivio) e il PDF della checklist in allegato.
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Mittente: nome e indirizzo configurati per le e-mail dell'associazione.
Il testo di aiuto accanto alla casella «per problemi» cita tra le anomalie anche i file allegati. Nella versione standard le sole foto allegate non rendono non conforme la checklist e quindi non fanno partire l'e-mail di non conformità: contano le risposte rosse e le note.
Se il modello è collegato a una categoria di segnalazione, oltre all'e-mail le domande non conformi aprono o aggiornano una segnalazione (vedi l'articolo sulle segnalazioni da anomalia). Alcune installazioni hanno un testo o un invio delle e-mail personalizzato.