Il nuovo pacchetto software di Mambu per l'invio e la ricezione delle fatture tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate offre una soluzione tecnica avanzata per la gestione della fatturazione elettronica.
Il sistema consente la generazione delle fatture in formato XML conforme al tracciato FatturaPA e l'invio sicuro tramite canali accreditati. Inoltre, il pacchetto gestisce la ricezione delle notifiche di esito dal SDI, permettendo un monitoraggio in tempo reale dello stato delle fatture.
La funzionalità di conservazione sostitutiva assicura che tutte le fatture e le notifiche siano archiviate in conformità con le normative vigenti, offrendo una soluzione completa e conforme per la fatturazione elettronica.
Oltre all'invio delle fatture, il pacchetto software di Mambu gestisce anche la notifica e l’importazione delle fatture in ingresso inviate dai fornitori.
Con questo pacchetto software le associazioni e le aziende possono affrontare con serenità la transizione alla fatturazione elettronica, beneficiando di un processo più snello e sicuro.
Inviare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio
Selezionare nel menù principale “Amministrazione” → “Fatture” per visualizzare l’elenco delle fatture.
Aprire una fattura in elenco o creare un nuova fattura.
Nella barra degli strumenti in fondo alla pagina è presente il bottone “Invia fattura elettronica…”.
Se si sta creando una nuova fattura il bottone viene mostrato dopo il salvataggio.
Quando si preme “Invia fattura elettronica…” viene eseguito un controllo formale della fattura e viene mostrato lo stato corrente della fattura.
Quando ci sono errori, la funzione di invio viene disabilitata.
Se la fattura è formalmente corretta è possibile inviare la fattura premendo il bottone “Invia”.
Dopo aver premuto “Invia” Mambu trasmette la fattura e mostra l’esito della trasmissione.
Stato invio fattura
E' possibile visualizzare i dettagli dello stato di invio della fattura espandendo il pannello “Stato fattura elettronica”
Lo stato di invio della fattura può assumere diversi valori:
● WAITING: La fattura è stata presa in carico dal sistema ed è in attesa di essere trasmessa allo SDI.
● SENT: La fattura è stata trasmessa allo SDI, ma non abbiamo ancora ricevuto una notifica.
● DELIVERED: Abbiamo ricevuto la Ricevuta di Consegna (RC) per una fattura B2B.
● DELIVERED-PA: Abbiamo ricevuto la Ricevuta di Consegna (RC) per una fattura B2G.
● NOT-DELIVERED: Abbiamo ricevuto una notifica di Mancata Consegna (MC).
● ACCEPTED-PA: Abbiamo ricevuto una Notifica Esito (NE) con esito EC01: la Pubblica Amministrazione ha accettato la fattura.
● REJECTED-PA: Abbiamo ricevuto una Notifica Esito (NE) con esito EC02: la Pubblica Amministrazione non ha accettato la fattura.
● REJECTED: Abbiamo ricevuto una Notifica di Scarto (NS): lo SDI ha rifiutato la fattura perchè contiene errori.
● DEADLINE-TERMS: Abbiamo ricevuto una Notifica di Decorrenza Termini (DT): la Pubblica Amministrazione non ha risposto con accettazione o rifiuto entro 15 giorni.
● INVOICE-ERROR: L'invio della fattura allo SDI è fallito. È necessario inviare nuovamente la fattura.
Lo stato della conservazione sostitutiva a norma (legal storage) può assumere i seguenti stati:
-
Archiviazione richiesta
-
Inviata ad archivio
-
Archiviata
-
In attesa di archiviazione
-
Errore
Notifica di consegna
Il tempo impiegato dal Sistema di Interscambio per eseguire le operazioni di controllo e consegna della fattura può variare da pochi minuti fino a un massimo di 5 giorni, specialmente quando il volume di fatture ricevute è molto elevato.
Dopo aver ricevuto la notifica da SDI, lo stato della fattura viene aggiornato.
E' possibile visualizzare i dettagli della consegna cliccando i bottoni dedicati.
Lo stato della fattura è visibile anche nella vista elenco.
Posizionato il mouse sopra il simbolo verrà mostrata la data e ora di consegna.
Blocco modifiche fattura
Quando la fattura è stata inviata a SDI, vengono bloccate le modifiche e la cancellazione della fattura.
I campi che non fanno parte della fattura elettronica, come ad esempio le note descrittive o i campi relativi alla controllo di gestione (rendicontazioni, piano dei conti, etc) restano modificabili.
E' possibile modificare i dati relativi al pagamento, anche dopo l’invio della fattura. E' però necessario attivare esplicitamente le modifiche agendo sull’apposito selettore.
Le modifiche effettuate non avranno effetto sul documento già trasmesso.
Protezione contro invio in ritardo della fattura
Trascorsi 12 giorni dalla creazione della fattura Mambu impedisce la trasmissione della fattura a SDI per evitare di incorrere in sanzioni.
In questa circostanza è possibile generare e scaricare il file XML della fattura elettronica ed inviarlo manualmente dal sito dell’Agenzia delle Entrate o con altri mezzi.
Notifica esaurimento credito
Quando si raggiunge o si supera il 95% del numero massimo di invii e ricezioni disponibili (la percentuale configurabile in fase di setup), viene mostrato un messaggio che invita a prendere provvedimenti.
Quando si raggiunge il numero massimo, non è più possibile inviare o ricevere fatture da SDI.
Notifica ed importazione di fatture di acquisto
Prerequisiti
Per abilitare la notifica di fatture di acquisto a noi indirizzate è necessario registrare come Codice Destinatario il codice JKKZDGR sul sito dell'Agenzia delle Entrate. Questa funzione si trova nell'area “Fatture e corrispettivi” → “Registrazione della modalità di ricezione della fattura elettronica”.
Questo codice deve essere comunicato ai propri fornitori.
Notifica fatture disponibile per importazione
Agli utenti con i permessi necessari (es. Gestione fatture d’acquisto) verrà mostrata in bacheca la notifica della presenza presso SDI di fatture di acquisto a noi indirizzate.
Cliccando sull’icona viene mostrato l’elenco delle fatture.
Agendo sui selettori è possibile mostrare le fatture precedentemente ignorate e le fatture già importate.
Cliccando sulle intestazioni delle colonne si riordina l’elenco.
Importazione fattura
Quando si è individuata la fattura da importare premere il pulsante “Importa” per dare inizio alla procedura.
Se si opera in ambiente multi-sede e quando ci più documenti di acquisto hanno lo stesso “Tipo Doc. Fattura Elettronica”, sarà necessario specificare la sede e il tipo documento da associare alla fattura importata.
Premendo “Importa” si esegue l’importazione. Dopo qualche momento verrà mostrato l’esito.
E' possibile consultare la fattura cliccando l’apposito pulsante.
Blocco modifiche nelle fatture importate
Le fatture importate da SDI possono essere cancellate.
E' così possibile rimediare a selezioni errate in fase di importazione (vedi paragrafo precedente).
E' possibile modificare solamente i campi che non hanno pertinenza con la fattura elettronica, come l’oggetto della fattura o i campi relativi al controllo di gestione (rendicontazione, piano dei conti, etc).
E' possibile modificare i dati relativi al pagamento. E' però necessario attivare esplicitamente le modifiche agendo sul selettore.
Le modifiche effettuate non avranno effetto sul documento che si è ricevuto ed importato.
Download della fattura importata
Il documento XML originale viene salvato come allegato della fattura.
Notifica esaurimento credito
Quando si raggiunge o si supera il 95% del numero massimo di invii e ricezioni disponibili (la percentuale è configurabile in fase di setup), viene mostrato un messaggio che invita a prendere provvedimenti.
Quando si raggiunge il numero massimo, non è più possibile inviare o ricevere fatture da SDI.
Statistiche d’uso e diagnostica
La pagina “Associazione” → “Anagrafica” mostra i dettagli della configurazione attiva.
Vengono visualizzati il numero di documenti inviati e ricevuti ed il totale disponibile.
Sono inoltre presenti altri dati utili al personale di supporto Mambu per attività diagnostiche.
I pulsanti “Riattiva servizio” e “Aggiorna configurazione” devono essere utilizzati solo su richiesta del personale di supporto di Mambu.
Attivazione del pacchetto software Integrazione SDI
Il pacchetto può essere attivato contattando il responsabile commerciale Mambu che vi saprà consigliare il profilo più adatto alle vostre esigenze. Aprire un ticket cliccando qui.