Questa pagina spiega come si compila la scheda del foglio di viaggio, quali controlli fa Mambu quando si salva, cosa significano i tre stati (non controllato, controllato, bloccato) e quando un viaggio può essere copiato o eliminato.
📘 Istruzioni
Aprire la scheda
Dall'elenco dei fogli di viaggio premere NUOVO per un viaggio nuovo oppure premere su una riga per aprirne uno esistente (vedi l'articolo sull'elenco). Con le frecce in basso a destra si passa al viaggio precedente o successivo dell'elenco: se ci sono modifiche non salvate Mambu chiede conferma.
Le sezioni della scheda
I campi che compaiono dipendono dal tipo di servizio scelto (Impostazioni → Tipi servizi): ogni associazione può mostrare, nascondere o rendere obbligatorio un campo. In generale la scheda contiene:
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Sede, tipo viaggio e motivo (e ufficio Sirte, dove usato). Cambiando il tipo la scheda si riadatta ai campi previsti dalla nuova tipologia.
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Mezzo, con marca e modello. Se il mezzo ha avvisi di manutenzione in scadenza, alla scelta compare un messaggio da confermare. Alla scelta del mezzo i km iniziali vengono proposti dai chilometri attuali del mezzo (restano vuoti se la tipologia è impostata con «KM iniziali sempre vuoti»; se la tipologia nasconde i chilometri vengono azzerati).
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Date e orari: ora di inizio, ora di fine, durata e, dove previsto, durata della sosta.
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Chilometri: km iniziali, km di arrivo, km percorsi, km per il calcolo della tariffa e km UTF. Il campo dei km per la tariffa è evidenziato in giallo se diverso dai km percorsi; il pulsante del tragitto permette di scegliere un percorso predefinito.
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Luogo di partenza e di arrivo (da / a) con la scheda indirizzi, ed eventuali tappe intermedie.
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Equipaggio: autista e fino a cinque altri membri, scelti dall'anagrafica del personale (o scritti a mano, se la tipologia lo consente).
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Trasportati (pazienti), con le informazioni previste dalla tipologia.
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Altri dati del servizio: raggruppamento, ore del personale sanitario, descrizione dell'evento, esito, rendicontazione, note, N. esterno / cartellino, numero blocchetto, campi personalizzati.
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Cliente e tariffa: cliente a cui intestare il servizio, tessera sconti, richiedente, tariffa, costo del servizio, sconto, costo autostrada, flag Gratuito (con motivo), Pagato, metodo di pagamento, incasso, data e numero ricevuta, offerta.
In basso a destra, accanto a SALVA, ci sono i contatori degli allegati (formati jpg, jpeg, png, pdf; non modificabili se il viaggio è bloccato) e dei rifornimenti registrati sul viaggio (importo, quantità, distributore e km del mezzo), quest'ultimo con il modulo Mezzi attivo.
Salvare: i controlli
Premendo SALVA Mambu controlla i dati. Sono sempre obbligatori: mezzo, ora inizio, ora fine, km e luoghi di partenza e di arrivo. A seconda della tipologia lo sono anche telefono del richiedente, tragitto, cliente, numero di cartellino, numero blocchetto, almeno un paziente, l'autista, la durata della sosta e i campi personalizzati marcati come obbligatori. Altri controlli:
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i km di arrivo non possono essere minori dei km iniziali (Chilometraggio di arrivo inserito minore del chilometraggio iniziale!);
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se la tipologia non ammette servizi da 0 km, i km percorsi devono essere maggiori di zero (Per questa tipologia i km percorsi NON possono essere 0); lo zero è rosso se non ammesso, giallo se ammesso;
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l'orario di fine deve essere successivo all'inizio;
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se il viaggio è a pagamento e il costo è maggiore di zero bisogna indicare se è stato pagato; se è pagato servono incasso e data dell'incasso (e il metodo di incasso, se l'associazione lo impone); se c'è un'offerta serve la data dell'offerta; se è gratuito serve il motivo;
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se la tipologia usa le tappe, i km e gli orari di ciascuna tappa devono restare dentro quelli del viaggio e in ordine crescente.
Prima di salvare Mambu può anche chiedere una conferma («Confermi?») quando i dati sembrano anomali: velocità media sopra la soglia dell'associazione, km percorsi sopra la soglia della tipologia, durata sopra la soglia dell'associazione, oppure nessun paziente inserito su una tipologia che lo prevede. Si può confermare e salvare comunque.
Dopo l'invio il programma esegue altri controlli e può rifiutare il salvataggio con il messaggio Errore Salvataggio FDV seguito dal motivo, ad esempio:
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il foglio di viaggio è bloccato e non si possono fare modifiche;
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per lo stesso mezzo esiste già un foglio con orari sovrapposti (Esiste già il fdv numero … per il mezzo targato …); il controllo c'è se l'associazione lo ha attivato e la tipologia controlla i km;
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i nuovi km si sovrappongono al foglio successivo dello stesso mezzo: se quel foglio non è bloccato, Mambu ne aggiorna i km iniziali e, se era «Controllato», lo riporta a «Non controllato»; se è bloccato il salvataggio viene rifiutato;
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la tipologia scelta non è valida («Tipologia non corretta») o il motivo è ancora «seleziona motivo».
Se il viaggio è l'ultimo del mezzo, salvando i km di arrivo Mambu aggiorna anche i chilometri attuali del mezzo.
Gli stati del foglio di viaggio
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Non controllato: stato iniziale (la tipologia può impostarne uno diverso come predefinito).
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Controllato: verificato dall'amministrazione; resta modificabile.
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Controllato & Bloccato: non più modificabile né eliminabile; anche gli allegati sono bloccati.
Il selettore dello stato compare in basso a destra solo a chi ha il permesso di gestione amministrativa dei fogli di viaggio oppure il permesso «Gestione dei fogli di viaggio» a livello Admin. Chi ha il livello «Modifica_sblocc» può aprire e modificare soltanto i viaggi non bloccati.
Copiare un viaggio
Il pulsante COPIA crea un nuovo viaggio con gli stessi dati (sede, mezzo, tipo e motivo, luoghi, equipaggio, campi del servizio); i km iniziali del nuovo sono i km di arrivo del viaggio copiato. Non vengono copiati i trasportati e il cliente. La copia non è disponibile sui viaggi bloccati né se l'associazione ha impostato il controllo totale degli orari, perché il nuovo viaggio si sovrapporrebbe all'originale.
Eliminare un viaggio
Il pulsante rosso Elimina (in basso a sinistra) non cancella il viaggio dal database: lo sposta tra gli Eliminati, che restano consultabili con il filtro «Validi / Eliminati» dell'elenco. Condizioni:
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serve il permesso di gestione amministrativa, oppure il permesso «Gestione dei fogli di viaggio» a livello User, Admin o Modifica_sblocc sulla sede del viaggio (il livello Modifica non basta);
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il viaggio non deve essere bloccato e il pulsante non deve essere stato disattivato dall'associazione;
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se il controllo degli orari non è disattivato (o la tipologia controlla i chilometri), devono mancare fogli successivi dello stesso mezzo e il viaggio deve essere l'ultimo per i chilometri del mezzo; altrimenti compare «Esistono N fogli di viaggio successivi a questo» oppure «C'è un problema con i KM…»;
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se il viaggio era l'ultimo viaggio collegato a un viaggio master, anche il master viene eliminato.
Se l'amministrazione ha bloccato l'anno contabile del viaggio (Impostazioni → Dati contabilità → «Anni editabili Prima Nota», interruttore «Editabile»), nella scheda dei viaggi già salvati i pulsanti SALVA ed Elimina restano disattivati e il suggerimento di Elimina spiega che i viaggi di quell'anno sono bloccati per motivi amministrativi. Il blocco è applicato dalla scheda del programma. Per riaprire l'anno serve il permesso «Impostazioni amministrazione».
Collegare una prenotazione a un viaggio già salvato
Un viaggio salvato senza prenotazione può essere collegato a una prenotazione esistente con il pulsante + in alto nella scheda. Il pulsante compare con il permesso «Opzioni avanzate FDV» al livello Dimenticato, Dim e Ricalcola o Admin e KM, sui viaggi non eliminati e non ancora collegati a una prenotazione.