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Prefatturazione: controllare i viaggi e creare le fatture

La Prefatturazione è la procedura che, a fine periodo, raccoglie i fogli di viaggio per cliente, permette di controllarli e bloccarli e, se la funzione è attiva, crea in un colpo solo le fatture di tutti i clienti selezionati. È il passaggio tra i servizi svolti e l'elenco delle fatture di vendita.

📘 Istruzioni

Dove si trova

Menu Fogli di viaggio → Prefatturazione. La voce compare con il modulo FDV attivo e il permesso Gestione amministrativa dei fogli di viaggio in almeno una sede (non compare agli utenti che usano il centralino dei fogli di viaggio).

1. Scegliere periodo e raggruppamento

La prima schermata, «Prefatturazione viaggi», chiede:

  • Data di inizio e Data di fine dei servizi da controllare. All'apertura vanno dal primo del mese corrente a oggi.

  • Raggruppamento: come dividere i viaggi di ogni cliente in righe. Per cliente; Per cliente e tipologia; Per cliente, tipologia e motivo; Per cliente e macroraggruppamento. Con le divisioni per tipologia o motivo lo stesso cliente compare su più righe e ogni riga diventa un documento separato.

  • Fatturati/non fatturati: Tutti, Solo fatturati oppure Solo non fatturati.

  • Tipi servizi e motivi: il pulsante «Scegli» apre l'elenco delle tipologie di servizio e dei relativi motivi per limitare i viaggi considerati.

  • Sedi: compare solo se si gestiscono più sedi; deve restare selezionata almeno una sede.

Premere Esegui per aprire la lista dei clienti.

2. La lista dei clienti

Il titolo riporta il periodo scelto e in alto compaiono il numero di viaggi e il costo totale. Nell'intestazione si può restringere l'elenco per Tipo cliente, Paziente, Cliente, Luogo di partenza, Luogo di arrivo, Stato dei viaggi (Non Controllato, Controllato, Bloccato) e Sedi. Per ogni cliente la riga mostra:

  • Cliente con tipologia e raggruppamento.

  • Codice destinatario per la fattura elettronica, in rosso con «MANCANTE» se non è stato inserito.

  • Dati fiscali e Dati indirizzo: «DATI COMPLETI» o «DATI INCOMPLETI». Sotto compare il motivo dei dati fiscali incompleti: manca il codice fiscale o la partita IVA, oppure il numero non è valido o non esiste. Una riga senza cliente in anagrafica (per esempio un privato non registrato) è sempre «DATI INCOMPLETI» e non si può fatturare finché non viene collegata un'anagrafica.

  • Viaggi: il pulsante con il numero dei viaggi apre il dettaglio (vedi punto 3). Il pulsante Statistiche mostra i totali del cliente.

  • Stato viaggi: quanti viaggi sono non controllati (in rosso), controllati e bloccati.

  • Situazione fatture (solo con la fatturazione massiva attiva): i collegamenti «N proforma» e «N fatture» elencano i documenti già emessi per quei viaggi.

  • Totali in euro.

3. Controllare i viaggi di un cliente

Il pulsante con il numero dei viaggi apre l'elenco dei fogli di viaggio del cliente nel periodo, con numero, mezzo, data, chilometri, tipo, motivo, percorso, trasportati, note e costo. Per ciascun viaggio si possono impostare:

  • Stato: Non controllato, Controllato o Bloccato. Un viaggio bloccato non si può più modificare.

  • SI Fatturare / NO Fatturare: esclude un viaggio dalla fatturazione (evidenziato in arancione se escluso). Se il viaggio è già stato fatturato compare «Fattura» con il numero.

  • Costo AUTO / MANUALE: con «AUTO» il costo viene ricalcolato dal tariffario; con «MANUALE» si scrive il costo a mano e il totale in alto si aggiorna.

4. Bloccare i viaggi (Aggiorna stato FDV)

  1. Nella lista dei clienti spuntare la colonna Aggiorna dei clienti interessati (la casella nell'intestazione li seleziona tutti).

  2. Premere Aggiorna stato FDV. Se non c'è alcun cliente selezionato Mambu risponde «Devi selezionare i clienti per i quali bloccare i fdv».

  3. Scegliere BLOCCATI, CONTROLLATI o NON CONTROLLATI. Lo stato viene applicato a tutti i fogli di viaggio dei clienti selezionati nel periodo e Mambu indica quanti sono stati aggiornati.

5. Creare le fatture

Il pulsante Crea fatture e la colonna Fatturare compaiono solo se l'installazione ha attivato la creazione massiva delle fatture (la attiva il supporto Mambu).

  1. Spuntare Fatturare sui clienti da fatturare (la casella nell'intestazione li seleziona tutti). La casella è attiva solo se il cliente è in anagrafica e ha almeno un viaggio ancora da fatturare.

  2. Per ogni cliente spuntato compaiono due scelte: la composizione del documento e il tipo documento (si possono usare solo i tipi «Avere», cioè le fatture). Le composizioni sono: Dettagliato - Tutti i viaggi; Raggruppato per tipologia di servizio; Raggruppato per tipologia e motivo di servizio; Riga unica con il totale; Raggruppato per trasportato senza KM o con KM; Raggruppato per trasportato suddiviso per mese; Campo note senza KM o con KM; Un documento per ogni trasportato; Un documento per ogni raggruppamento dei trasportati; Un documento per ogni giornata di evento. La composizione proposta è quella indicata nell'anagrafica del cliente («Raggruppamento in fattura»).

  3. Premere Crea fatture. Mambu riepiloga quanti documenti verranno creati e per quali clienti. Nella finestra si indicano:

    • Data documento (proposta: l'ultima data usata per la fatturazione).

    • Includi offerte nei documenti: inserisce nel documento le offerte raccolte nei fogli di viaggio (vedi l'articolo sulle offerte).

    • Termine di pagamento: Automatico usa il termine indicato nell'anagrafica del cliente e, se manca, quello predefinito; Manuale permette di scegliere un termine valido per tutti i documenti e mostra la data di pagamento che ne deriva.

    • Generare le stampe: al termine apre i PDF dei documenti creati. È spuntato di norma, ma viene tolto se i documenti sono più di dieci.

  4. Premere CREA DOCUMENTI. Vengono elaborati solo i fogli di viaggio ancora «DA FATTURARE». Al termine la lista si ricarica e nella colonna «Situazione fatture» compaiono i nuovi documenti, che si ritrovano anche nell'elenco delle fatture di vendita.

Il pulsante ANTEPRIMA STAMPA (visibile se è spuntato «Generare le stampe») mostra come verrebbero i documenti senza fatturare nulla: Mambu li prepara senza numerarli e senza collegare i viaggi, ne produce il PDF e subito dopo li elimina.

Alcune installazioni hanno regole di composizione e testi personalizzati. In ogni caso i testi delle fatture «dettagliate» si impostano da Amministrazione → Tipi Doc. Vendita → Opzioni.

Esportare per SPRING

Se l'installazione usa il programma SPRING, compaiono la colonna Esporta e il pulsante Esporta per SPRING: selezionati i clienti, vengono scaricati due file, uno con i clienti e uno con i viaggi del periodo.

Messaggi di errore frequenti

  • «- Tipo documento di default non impostato!»: tra i tipi documento non c'è un tipo «Avere» predefinito (vedi l'articolo sui tipi documento).

  • «- Codici IVA non configurati!» o «- Codici IVA non configurati per il tipo documento selezionato (…)»: al tipo documento non sono associati codici IVA utilizzabili.

  • «Codice iva mancante nel viaggio numero … Impossibile procedere.»: un viaggio non ha il codice IVA; correggerlo nel foglio di viaggio e ripetere.

  • «Non e' stato possibile creare nemmeno una riga con la tipologia di documento richiesta»: nessun viaggio del cliente produce righe con la composizione scelta; scegliere un'altra composizione.

  • «Devi selezionare almeno una delle righe per proseguire.»: nessun cliente spuntato in «Fatturare».

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