Creare e modificare una fattura di vendita

Questa pagina descrive come si compila un documento di vendita (fattura, nota di credito, proforma…) dalla schermata di dettaglio: dati del cliente, dati del documento, righe, totali, scheda della fattura elettronica, allegati e collegamenti, e le regole che bloccano le modifiche.

📘 Istruzioni

1. Creare un documento

Aprire Amministrazione → Fatture e premere Aggiungi in basso a sinistra.
Scegliere il tipo di documento dal menu («Nuova fattura», «Nuova nota di credito…»: l'elenco dipende dai tipi configurati).
Si apre il documento vuoto. All'inizio sono già proposti: data e anno di oggi, il numero successivo calcolato dal contatore del tipo documento, una scadenza di pagamento con il primo metodo di pagamento disponibile, i dati bancari e il testo di pagamento definiti per il tipo documento (o, in mancanza, per l'associazione).

La stessa pagina si apre anche con Copia documento (duplica un documento esistente) e con Storna (nota di credito): vedi i relativi articoli.

2. Il cliente

Il riquadro «Dati Cliente» mostra nome, indirizzo, codice fiscale e partita IVA, telefono, e-mail e PEC. Toccandolo si apre la scelta del cliente. Se mancano sia il codice fiscale sia la partita IVA compare l'avviso «Codice fiscale e/o Partita Iva MANCANTI!». Il Codice SDI mostrato sotto non si modifica qui: viene dall'anagrafica del cliente. Nelle autofatture di reverse charge il riquadro si chiama «Dati Cedente» e il cliente è l'associazione.

Altri campi: Oggetto (massimo 199 caratteri; il pulsante «Ricopia prima riga in oggetto» ci scrive la descrizione della prima riga), Annotazioni interne (massimo 254 caratteri), Rif. Amministrazione (massimo 15 caratteri) ed Etichette.

3. I dati del documento

Sede (se ce n'è più di una) e Causale (solo se il tipo documento prevede il campo causale).
Data: cambiandola le date delle scadenze di pagamento vengono ricalcolate in base ai termini. Il documento ha un solo anno: la data e l'anno devono coincidere, altrimenti il salvataggio avvisa «Il documento ha data … ma l'anno risulta …».
Numero e anno: il numero proposto si può modificare; non possono esistere due documenti con lo stesso numero («Numero fattura gia' esistente»).
Per i documenti già salvati compaiono Creata da/il e il pulsante Mostra modifiche (storico delle modifiche), e se il documento è stato inviato per e-mail, la data dell'invio con un riquadro di dettaglio sull'esito.

4. Le righe

La tabella delle righe ha il pulsante Aggiungi; il pulsante con la freccia circolare elimina tutte le righe (con conferma). Le righe si riordinano trascinandole, si modificano cliccandole e si eliminano con la X a sinistra.

Nella finestra della riga:

Tipo riga: «Importo» oppure «Solo descrittiva» (una riga di solo testo, senza importi).
Articolo: ricerca nell'anagrafica articoli (anche solo quelli con un listino di vendita); compila in automatico descrizione, prezzo, unità di misura e IVA. «Reset articolo» toglie il collegamento.
Descrizione, Prezzo netto unitario, Quantità (con unità di misura; non si possono salvare quantità negative) e Sconto (in percentuale oppure in valore). L'Importo si calcola da solo.
IVA: codici consentiti per quel tipo documento (se non ce ne sono compare «Impostare i codici iva per questo tipo di documento!»). Le righe descrittive prendono il codice IVA di un'altra riga con importo.
Rendicontazione e Conto (se l'associazione li usa): a quale rendicontazione e a quale conto del piano dei conti appartiene la riga. Con Suddividi transazione l'importo si ripartisce su più conti o rendicontazioni; la somma deve coincidere con l'importo della riga. «Ricopia convenzione» applica la stessa rendicontazione e gli stessi legami a tutte le righe.
Imponibile Cassa e Imponibile Ritenuta: indicano se la riga entra nel calcolo di casse previdenziali e ritenute (scheda Dati Fattura Elettronica).
Schede Prezzi/Quantità, Legami per rendicontazione (collega la riga a mezzi o attrezzature e ai loro costi: manutenzioni, sanificazioni, pneumatici, assicurazioni, rifornimenti) e Competenza (date di inizio e fine competenza della riga).

5. I totali, l'IVA e i bolli

Totali, riepilogo per codice IVA (tabella «IVA e BOLLI», con imponibile e imposta) e bolli si calcolano automaticamente a ogni modifica delle righe. Nella scheda dei pagamenti sono riportati il totale da pagare, quanto è stato incassato e quanto resta da saldare; una differenza non coperta da pagamenti viene mostrata come ABBUONO. La marca da bollo a carico dell'emittente si imposta nella scheda «Dati Fattura Elettronica» («Includi marca da bollo a tuo carico», 2 €).

6. Salvare

Premere Salva. Il sistema controlla che:

sia stato scelto un cliente («Devi inserire un cliente per proseguire») e ci sia almeno una riga («Devi inserire almeno una riga nel documento»);
data e anno coincidano;
ogni pagamento segnato come incassato abbia la data effettiva («Devi indicare la data effettiva per il pagamento segnato come 'incassato'»);
i documenti aggiuntivi abbiano tipologia, numero e data.

Se non c'è nulla da salvare compare «Non c'è niente da salvare! Nessuna modifica effettuata». Dopo il primo salvataggio il documento si riapre con tutti i pulsanti disponibili, e le frecce al centro permettono di passare al documento precedente o successivo dell'elenco.

7. La scheda «Dati Fattura Elettronica»

Coordinate bancarie: istituto finanziario, IBAN, ABI, CAB, BIC riportati nel file della fattura elettronica.
Esigibilità IVA: immediata, differita oppure scissione dei pagamenti.
Documenti Aggiuntivi: riferimenti a ordini, contratti, convenzioni, ricezioni e fatture collegate (vedi gli articoli sui contratti e sul collegamento tra documenti).
Casse previdenziali e Ritenute: righe con tipologia, aliquota, imponibile e importo del contributo. L'imponibile è calcolato dalle righe del documento che sono contrassegnate come imponibili per la cassa o per la ritenuta; spuntando la casella Forza accanto all'imponibile lo si può scrivere a mano. Per le ritenute si sceglie anche la causale di pagamento prevista dalla normativa.

8. Allegati e collegamenti

Allegati: file collegati alla fattura (immagini, PDF, documenti Office, ZIP e file firmati .p7m). Quelli scelti nella finestra «Invia» vengono allegati all'e-mail.
Viaggi collegati: i fogli di viaggio fatturati con questo documento. Si possono collegare altri viaggi, scollegarli, stamparli o allegarne la stampa alla fattura (anche viaggio per viaggio).
Preventivi: i preventivi o ordini fatturati con il documento; «Collega preventivo» richiede di aver scelto prima il cliente.

9. Dopo il salvataggio: stampe, invio e cancellazione

Il menu Stampe/XML/Bollettino offre: Invia (via e-mail), Scarica XML, Stampa PDF Mambu, PDF Ministeriale / Semplificata / Asso Invoice (generati dal file XML), Stampa in Word (solo per le installazioni che lo hanno attivato) e Stampa bollettino.
Invia fattura elettronica… compare con il modulo di integrazione SDI (vedi gli articoli sul Sistema di Interscambio).
Il cestino in basso a sinistra elimina il documento: il documento viene archiviato nel cestino e non compare più nell'elenco.

Quando non si può modificare

Fattura già inviata a SDI: cliente, righe, numero, data e dati della fattura elettronica non sono più modificabili e il documento non si può cancellare. Restano modificabili i dati che non fanno parte della fattura elettronica (oggetto, note interne, rendicontazioni e conti). Nella scheda dei pagamenti un interruttore («Ho capito, attiva comunque le modifiche») permette di correggere i pagamenti, senza alcun effetto sul documento già trasmesso. Una fattura scartata dallo SDI torna modificabile.
Anno bloccato: se l'anno del documento non è modificabile nella Prima Nota, il pulsante Salva è disattivato («le fatture di questo anno sono bloccate per motivi amministrativi»). Vedi l'articolo sul blocco degli anni editabili.