La pagina Acquisti raccoglie i documenti passivi dell'associazione (fatture e note di credito dei fornitori). I documenti si possono inserire a mano oppure importare dal file XML della fattura elettronica ricevuta. Questa pagina spiega l'elenco, l'inserimento, l'importazione e le regole di blocco.
📘 Istruzioni
Dove si trova
Menu Amministrazione → Acquisti. La voce compare con il modulo Prima nota e Acquisti attivo e il permesso Gestione Fatture di acquisto (livello «User») in almeno una sede. L'elenco mostra solo i documenti delle sedi per cui si ha il permesso.
L'elenco
Nell'intestazione si filtra per: Anno, Sede, Fornitore, Oggetto, Numero documento, Data documento, Data pagamenti, stato dei pagamenti (Saldati e non saldati, Saldati, Non saldati), Etichetta, Allegati (qualsiasi, con o senza), Email compilata, Data creazione doc e Protocollo interno. Si può filtrare anche per convenzione, conto e legami con le rendicontazioni usati nelle righe.
Le colonne principali sono: protocollo interno (se attivo), tipo, numero, data, sede, fornitore, oggetto, e-mail, istante di importazione dal Sistema di Interscambio, Totale fattura, Pagato, Da saldare, data dell'ultimo pagamento, convenzione, conti e rendicontazioni, numero di allegati e relativi PDF scaricabili. Nelle intestazioni degli importi compaiono i totali dei documenti elencati.
Azioni sulla singola riga: Copia (crea un nuovo documento con lo stesso contenuto e apre la sua scheda; il numero diventa «numero-COPIA», il protocollo viene azzerato e le rate di pagamento sono copiate come nuove rate) ed Elimina. Eliminando un documento, se il fornitore era stato creato in automatico e non è usato altrove, viene eliminato anche lui. Le etichette dei documenti si gestiscono con il pulsante Gestisci etichette.
Pulsanti in fondo: Aggiungi (un «Nuova …» per ogni tipo di documento di acquisto), Importa XML e, a destra, Stampe/Esporta con: Scarica Zip Xml (i file XML originali), le tre stampe PDF generate dall'XML (Ministeriale, Semplificata, Asso Invoice) ed Esporta Excel. Le azioni di stampa ed esportazione valgono per le righe selezionate con le caselle a sinistra; senza selezione Mambu risponde «Nessuna riga selezionata!».
Inserire un documento a mano
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Premere Aggiungi e scegliere il tipo (per esempio «Nuova Fattura» o «Nuova Nota di credito»). I tipi disponibili si definiscono in Amministrazione → Tipi Doc. Acquisti, che funziona come i tipi documento di vendita.
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Nella scheda Generale si scelgono o si inseriscono i dati del fornitore e si compilano oggetto (il pulsante «Ricopia prima riga in oggetto» lo precompila), codice destinatario e riferimento amministrazione, etichette, sede, causale, data documento, data di competenza e numero del documento del fornitore. L'istante di creazione è registrato da Mambu; il protocollo interno è un numero progressivo assegnato in automatico e compare solo se l'installazione lo ha attivato.
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Nelle righe si indicano descrizione, conto, prezzo, quantità, sconto, importo e codice IVA, con eventuali convenzioni e rendicontazioni. Casse previdenziali, ritenute, bolli e documenti aggiuntivi si gestiscono come nei documenti di vendita (vedi l'articolo «Creare e modificare una fattura di vendita»). Il riquadro dei totali mostra imponibile, IVA, bolli, totale fattura, ritenute, totale da pagare, pagato e ancora da saldare.
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Nella scheda Pagamenti si definiscono le scadenze. Per ogni rata: importo, importo saldato, data saldo effettivo, causale, scadenza, metodo e note. La casella Ignora pagamento esclude la rata dal calcolo del «da saldare» e dell'abbuono, per esempio quando la somma non va pagata al fornitore. Con il modulo Prima nota una rata saldata genera il corrispondente movimento.
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Nella scheda Fattura elettronica si possono registrare le coordinate bancarie del fornitore, la marca da bollo a carico, l'esigibilità dell'IVA (immediata, differita, scissione dei pagamenti) e i dati delle casse e delle ritenute.
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Salvare. Se per lo stesso fornitore e lo stesso anno esiste già un documento con lo stesso numero Mambu non salva e risponde «Esiste gia' il documento …».
Se una riga usa un codice IVA di tipo reverse charge (natura N6), il documento viene riconosciuto come tale: nella scheda compare «Fattura Reverse Charge» con il pulsante Crea autofattura. Vedi l'articolo su reverse charge e autofatture.
Importare il file XML di una fattura
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Premere Importa XML: si apre «Importa documenti acquisto XML».
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Se si gestiscono più sedi, scegliere la sede a cui attribuire i documenti. Il campo Tipo compare solo se più tipi documento di acquisto hanno lo stesso codice di fattura elettronica (TD): in quel caso va scelto il tipo da usare, e finché resta selezionata la voce « - » il pulsante di avvio è bloccato.
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Aggiungere uno o più file
.xmlo.p7m(firmati). Il nome del file non può contenere parentesi tonde: Mambu risponde «Impossibile importare il file. Rimuovi le parentesi dal nome del file e riprova». -
Premere Avvia importazione. Accanto a ogni file compare l'esito: «Documento creato / ID. …» oppure il motivo dell'errore.
Durante l'importazione Mambu:
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controlla che il destinatario del file sia l'associazione (partita IVA o codice fiscale): altrimenti «La partita IVA cliente non corrisponde!»;
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cerca il fornitore in anagrafica per codice fiscale e partita IVA e, se non c'è, lo crea; se c'è lo aggiorna con i dati del file;
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sceglie il tipo documento in base al codice TD del file; se non è abbinato a un tipo risponde «Tipo documento … non mappato! Impossibile importare la fattura»;
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abbina il metodo di pagamento del file a quelli di Mambu; se manca risponde «Metodo di pagamento … non mappato su MAMBU!» (vedi l'articolo sui metodi di pagamento);
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rende negativi gli importi delle note di credito, in modo che si sommino correttamente alle fatture;
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rifiuta il documento se esiste già lo stesso numero per quel fornitore nello stesso anno.
I documenti ricevuti direttamente dal Sistema di Interscambio non si caricano a mano: compaiono tra i documenti da importare della Dashboard e della Bacheca (vedi l'articolo sulle fatture SDI nella Dashboard).
Documenti importati: cosa si può modificare
I documenti importati da XML o da SDI sono bloccati: oggetto, fornitore, date, importi e IVA non si modificano, perché devono restare uguali al documento originale. Restano modificabili le etichette, i pagamenti, i solleciti e alcuni collegamenti contabili delle righe (conti, rendicontazioni). Nella scheda Pagamenti compare l'avvertenza «Questo documento è stato acquisito dal Sistema di Interscambio. Qualsiasi modifica ai dati di questa pagina non avrà effetto sul documento originale»: per modificare i pagamenti bisogna attivare l'interruttore «Ho capito, attiva comunque le modifiche». Se l'anno del documento è bloccato nella Prima Nota, l'interruttore non è disponibile (vedi l'articolo sul blocco degli anni editabili).
L'importazione non è annullabile da questa pagina. Se un file è stato importato per errore, eliminare il documento dall'elenco prima di ripetere l'importazione.